Forensic Mail

Ihr Tresor für den elektronischen Schriftverkehr
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Sind auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Daten, Daten­sät­ze, elek­tro­ni­sche Doku­men­te und elek­tro­ni­sche Unter­la­gen im Unter­neh­men ent­stan­den oder dort ein­ge­gan­gen, sind sie auch in die­ser Form auf­zu­be­wah­ren und dür­fen vor Ablauf der Auf­be­wah­rungs­frist nicht gelöscht wer­den.

Aus­zug aus der GoBD des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums der Finan­zen, Bun­des­steu­er­blatt Teil I, S. 29

Auf­be­wah­rungs­pflicht auch für den E‑Mailverkehr!

Erfül­len Sie im E‑Mail-Ver­kehr die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD)?

Die kla­re und kur­ze Ant­wort: Nein.

Denn nach unse­rer Kennt­nis exis­tiert kein Sys­tem, das alle Daten so abspei­chert, wie sie digi­tal emp­fan­gen wur­den. Aber genau dies schreibt die GoBD vor. Wie kön­nen aus­ge­rech­net leicht mani­pu­lier­ba­re E‑Mails mani­pu­la­ti­ons­si­cher abge­legt wer­den? Und erfor­dert dies kom­pli­zier­te, auf­wän­di­ge Ein­ar­bei­tung in neue Systeme?

Die erneut kla­re und kur­ze Ant­wort: Nein.

E‑Mailkommunikation: revi­si­ons­si­cher & gerichtsfest.

E‑Mails stel­len immer noch das wich­tigs­te Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel in Fir­men dar. Haben Sie sich schon ein­mal den Fall vor­ge­stellt, dass Sie nach­wei­sen müs­sen, eine E‑Mail nicht (!) erhal­ten zu haben? Müs­sen Sie sicher­ge­hen, dass alle ihre Mit­ar­bei­ter voll Rechts­si­cher­heit genießen? 

Foren­sic Mail bie­tet trans­pa­ren­te und ein­ma­lig rechts­si­che­re Kom­mu­ni­ka­ti­on für alle. Mit Foren­sic Mail gestal­ten Sie Ihren E‑Mail-Ver­kehr und die Archi­vie­rung der E‑Mails revi­si­ons­si­cher, gerichts­fest und trans­pa­rent. Aber damit nicht genug.

Back­up-Sys­tem: ein­fach, schnell, unsichtbar.

Klas­si­sche revi­si­ons­si­che­re Lösun­gen neh­men ein kom­plet­tes Back­up aller Daten vor. Das bedeu­tet: Wenn ein­zel­ne E‑Mails ver­se­hent­lich gelöscht wer­den, muss stets der gesam­te Back­up-Block auf­wän­dig wie­der­her­ge­stellt wer­den – eine schwer­fäl­li­ge und zeit­rau­ben­de Operation.

Unser Sys­tem beherrscht sol­che Back­ups eben­so. Aber es legt über dies eine feder­leich­te Kopie jeder ein­zel­nen E‑Mail an, die Sie mit einem Klick wie­der­her­stel­len kön­nen. Dabei behal­ten Sie die vol­le Kon­trol­le über Ihre Ordnerstruktur.

Sie kön­nen Ihren bis­he­ri­gen E‑Mail-Cli­ent behal­ten und müs­sen nichts an Ihrem Work­flow ändern. Unser Sys­tem arbei­tet unsicht­bar im Hintergrund.

Forensic Mail - E-Mails rechtssicher archivieren - FTT

Foren­si­sches Mailserverarchivsystem:

✔ Rechts­kon­form (§§239, 257 HGB, §§ 146, 147 AO, GoBD)
✔ Gerichtstfest
✔ War­tungs­frei
✔ Mani­pu­la­ti­ons­si­cher
✔ Red­un­dant
✔ Gewohn­ter Zugriff Thun­der­bird, Out­look etc. (IMAP, POP3, SMTP)
✔ E‑Mail Echt­zeit­back­up
✔ Post­quan­ten­kryp­to­gra­phisch (SHA 512 mit secp521r1)

So sind bei­spiels­wei­se E‑Mails mit der Funk­ti­on eines Han­dels- oder Geschäfts­briefs oder eines Buchungs­be­legs in elek­tro­ni­scher Form auf­be­wah­rungs­pflich­tig. […] Eine Umwand­lung in ein ande­res For­mat ist zuläs­sig, wenn die maschi­nel­le Aus­wert­bar­keit nicht ein­ge­schränkt wird und kei­ne inhalt­li­che Ver­än­de­rung vor­ge­nom­men wird. Der Steu­er­pflich­ti­ge muss dabei auch berück­sich­ti­gen, dass ent­spre­chen­de Ein­schrän­kun­gen in die­sen Fäl­len zu sei­nen Las­ten gehen können.

Das Bun­des­mi­nis­te­ri­um der Finan­zen, GoBD, S. 29, 31 und 32

Wenn Sie wegen Nach­weis­pflich­ten und Beweis­last unru­hig schla­fen, kon­tak­tie­ren Sie uns sofort.

Für mit Sicher­heit guten Schlaf.

Es sich han­delt sich um ein revi­si­ons­si­che­res Archiv­sys­tem. Die Beson­der­heit des Sys­tems besteht in der Spei­che­rung jeder ein­zel­nen E‑Mail und deren Schutz vor Ver­än­der­bar­keit mit­tels moder­ner kryp­to­gra­phi­scher Metho­den. Das elek­tro­ni­sche Archiv­sys­tem ent­spricht den Anfor­de­run­gen des Han­dels­ge­setz­bu­ches (§§ 239, 257 HGB), der Abga­ben­ord­nung (§§ 146, 147 AO), den Grund­sät­zen zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form – in die­sem Fal­le E‑Mails – sowie zum Daten­zu­griff (GoBD). Auf die­ser Grund­la­ge wird die gerichts­fes­te gut­ach­ter­li­che Prüf­bar­keit des ein­ge­setz­ten Ver­fah­rens garan­tiert. Die Rich­tig­keit und Voll­stän­dig­keit der Daten wird dabei genau­so gewähr­leis­tet wie die Sicher­heit des Gesamt­ver­fah­rens, der Schutz vor Ver­än­de­rung und Ver­fäl­schung, die Siche­rung vor Ver­lust und die Nut­zung nur durch Berech­tig­te. Dazu kom­men die Ein­hal­tung der Auf­be­wah­rungs­fris­ten, die Doku­men­ta­ti­on des Ver­fah­rens sowie des­sen Nach­voll­zieh­bar-keit und Prüf­bar­keit. Die Infor­ma­tio­nen sind wie­der auf­find­bar, nach­voll­zieh­bar, unver­än­der­bar und ver­fäl­schungs­si­cher archi­viert. Der Mail­ser­ver emp­fängt die E‑Mails und spei­chert jede E‑Mail mit ihren Anhän­gen lokal. Mit die­sem Mail­ser­ver kom­mu­ni­zie­ren die Mail-Cli­ents, wie bis­her. Die ange­leg­te Datei wird an den Time-Ser­ver über­ge­ben. Dort wird sie signiert und ver­schlüs­selt, um wei­ter an den Archiv­ser­ver gesen­det zu wer­den. Wei­ter­hin prüft der Time­ser­ver den Back­up­ser­ver täg­lich auf Daten­in­te­gri­tät. Unab­hän­gig von die­ser Pro­ze­dur wird jeder Ser­ver ein­zeln mit einem wöchent­li­chen Back­up voll­stän­dig gesi­chert. Die Auf­trag­neh­me­rin über­nimmt die voll­stän­di­ge War­tung. Dies beinhal­tet Sicher­heits­up­dates (Patches), Upgrades des Betriebs­sys­tems und Bug­fi­xes. Auch Migra­tio­nen zwi­schen Ser­vern sind im Leis­tungs­um­fang ent­hal­ten – bei­spiels­wei­se, wenn die Auf­trag­neh­me­rin Hard­ware-Upgrades an der eige­nen Infra­struk­tur vor­nimmt. Der Mail­ser­ver unter­stützt aus­ge­hen­de E‑Mails (IMAP) mit Anhän­gen und ein­ge­hen­de E‑Mails (SMTP) mit Anhän­gen sowie direk­te Ser­ver-zu-Ser­ver-Kom­mu­ni­ka­ti­on. Neue Post­fä­cher kön­nen ohne wei­te­ren Ein­griff ange­legt wer­den. Der dar­auf befind­li­che Back­up-Dienst ermög­licht auto­ma­ti­sche Echt­zeit­back­ups für E Mails und Ord­ner. Der Archiv­ser­ver läuft in einer eige­nen vir­tu­el­len Umge­bung mit vol­ler foren­si­scher Revi­si­ons­si­cher­heit. Das Löschen und Ver­än­dern von Daten ist auf die­ser vir­tu­el­len Maschi­ne prin­zi­pi­ell unmög­lich. Der Time-Ser­ver in eige­ner VM für die Umset­zung der Sicher­heits­vor­keh­run­gen durch die Ver­wen­dung einer der Block­chain ähn­li­cher Tech­no­lo­gie. Soll­te der nicht zu erwar­ten­de Fall ein­tre­ten, dass Ermitt­lun­gen ein­ge­lei­tet wer­den müs­sen, so erfolgt der Zugriff nur durch uns. Jede E‑Mail wird im Time-Ser­ver durch einer der Block­chain ähn­li­chen Tech­no­lo­gie mit einem eige­nen, ein­deu­ti­gen Hash-Wert (SHA 512) und einem Zeit­stem­pel ver­se­hen und mit einem pri­va­ten Schlüs­sel (secp521r1) signiert. Selbst Mani­pu­la­tio­nen durch Root-User und Hacker wer­den so nachvollziehbar.

5 Schritte zum Erfolg

Erstgespräch

Beim Erstgespräch analysieren wir Ihren Bedarf. Welche Mailclients nutzen sie? Wie viele Adressen benötigen Sie? Wie viel Speicherplatz ist notwendig?

Vertrag

Vertraglich garantieren wir Ihnen volle Konformität und Absicherung nach §§ 239, 257 HGB, §§ 146, 147 AO und GoBD.

Wartung

Zusätzlich bieten wir Ihnen einen All-Inklusive-Wartungsvertrag für ihre forensisch sicheren, DSGVO-konformen eigenen Mailserver. 8x5, 10x5, 12x6 oder 24/7 - je nach Bedarf.

Konfiguration

Sie erhalten ein individuelles Angebot. Wir beginnen auf Wunsch umgehend mit der Einrichtung.

Ihre Vorteile

In Händen halten Sie ein System, in dem nichts mehr verloren geht. Ohne, dass Sie etwas an Ihrer bisherigen Arbeitsweise ändern oder etwas Neues lernen müssten. Gratis dazu gibt's ruhigen Schlaf.

5 Schritte zum Erfolg

5 steps to success

Erstgespräch

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Vertraglich garantieren wir Ihnen volle Konformität und Absicherung nach §§ 239, 257 HGB, §§ 146, 147 AO und GoBD.

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Profitieren Sie von unserem IT Know-How und gestalten Sie mit uns eine bessere Welt.
Benefit from our IT know-how and create a better world with us.
FTT Forensic Discovery GmbH
Dammwäldchen 3, 95444 Bayreuth

Telefon: +49 921 730 88 70 
Telefax: +49 921 730 88 68

Amtsgericht Bayreuth, HRB 6659
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